Sin importar el sector en el que se encuentra tu negocio, ni el público al cual van dirigidos tus productos o servicios, te recomendamos contar con un Project Manager. ¿Por qué? Fundamentalmente porque ayudará a gestionar tus proyectos con eficacia. Esto se traduce a incrementar las posibilidades de éxito, aumentar la rentabilidad y mejorar el desarrollo de tu empresa.
No obstante, la figura del Project Manager no es la única indispensable. Hay otras más que debes incluir: Scrum Master, Product Manager y Process Owner.
A continuación te explicaremos en qué consisten cada una de ellas junto a sus principales funciones.
¿Qué es un Project Manager?
También se conoce como Gerente de Proyectos, y se trata de un profesional que tiene como fin esencial ocuparse de la dirección y gestión de proyectos dentro de una empresa.
O sea, es la persona que se encarga (desde el inicio hasta el final) de la administración de equipos, tiempos y recursos implicados en un determinado proyecto.
Es como una especie de líder que define, planifica y ejecuta los proyectos de la empresa, siempre verificando que todo se lleve a cabo con calidad.
6 funciones de un Project Manager
Con base en la definición del Project Manager, estas son las funciones más comunes de este profesional:
1. Elaborar el BRD
BRD son las siglas de los términos en inglés Business Requirement Documentation.
No es más que el informe que recopila toda la información que requiere un proyecto nuevo para tener éxito.
2. Planificar
El Project Manager debe planificar todo lo relacionado al proyecto. Por ejemplo: cuáles son los recursos disponibles, qué acciones se deben realizar y quiénes las van a hacer, cuáles son los lapsos de tiempo máximos, qué medidas tomar en caso de que sucedan errores, etc.
3. Fijar un calendario
Conocer el tiempo disponible para materializar cada una de las tareas del proyecto es clave, esto permitirá trabajar en base a un límite de tiempo y con la posibilidad de que si ocurren cambios o errores, no afecten su desarrollo.
4. Gestionar
El Project Manager tiene el deber de monitorear el cumplimiento de los tiempos y costes instaurados. Asimismo, es su obligación estar al pendiente de que todos los miembros que estén implicados en el proyecto, hagan el trabajo que les fue asignado y motivarlos para que lo realicen correctamente.
5. Resolver problemas
Como ya sabes, uno de los roles del Project Manager es planificar. Sin embargo, a veces pueden surgir situaciones imprevistas que generen crisis en el proyecto. Ante dichos escenarios, este profesional debe ser capaz de enfrentarlos con la finalidad de reducir los riesgos.
6. Repasar el proyecto
Antes de entregar el proyecto solicitado, el Project Manager debe comprobar que no falta nada y supervisar los cambios realizados. De esa manera garantizará que el cliente recibirá tal cual lo que pidió.
¿Qué es un Scrum Master?
Al Scrum Master (SM) también se le conoce como Facilitador de Proyectos.
Es el profesional encargado de liderar los equipos en la gestión de proyectos de forma ágil y efectiva, procurando que las personas involucradas superen los obstáculos que puedan atravesarse en el camino, pues la idea es seguir las prácticas y valores que describen el modelo Scrum.
Scrum es un proceso que permite que los integrantes de los equipos de un proyecto trabajen en conjunto para conseguir el mejor resultado posible.
En pocas palabras, el papel del Scrum Master es actuar como un mentor/coach.
8 funciones del Scrum Master
Un Scrum Master tiene los siguientes deberes:
- Detectar los problemas que puedan aparecer en el equipo, como por ejemplo: procedimientos complejos e innecesarios, distracciones, disputas… y emplear acciones para eliminarlos.
- Llevar la dirección de las reuniones diarias en las que se expone rápidamente el status actual del proyecto con el fin de que todos sepan el progreso del mismo.
- Impulsar la colaboración dentro del equipo de trabajo a través de métodos especiales, como: Spring Retrospective, Sprint Review y Sprint Planning.
- Ser intermediario entre el equipo y los clientes.
- Asistir a los desarrolladores del proyecto.
- Prever los posibles riesgos que puedan surgir en las diversas fases el modelo Sprint.
¿Qué es un Product Manager?
El PM (Product Manager) es quien detecta las necesidades que presenta el público objetivo de la empresa para poder satisfacerlos mediante la creación de los productos apropiados.
Para ello, debe crear estrategias, revisar el desarrollo de los productos y hacerle un seguimiento a la recepción de los productos por parte de los usuarios, de la cual se espera que sea lo más óptima posible.
Es por ello que el PM o Gerente de Productos es una figura que trabaja como intermediario entre varios departamentos de una empresa: negocios, experiencia de usuario y tecnología.
¿Cuál es el rol de un Product Manager?
Uno de los propósitos que persigue todo negocio es ser la mejor solución a los problemas de su target.
Para lograrlo, las tareas que un Product Manager suele hacer son:
1. Observar las tendencias
En concreto, las tendencias del sector en el que se desenvuelve la empresa y a las que pertenece el tipo de producto que ofrece en el mercado para brindarle a los consumidores una solución moderna y óptima en su totalidad.
2. Estudiar a los usuarios
Debe investigar periódicamente cuáles son los problemas y las necesidades más recurrentes que presenta el consumidor en aras de determinar qué productos elaborar.
3. Analizar la reacción de los consumidores
Una vez que los usuarios reciban el producto, el Product Manager debe hacer un análisis exhaustivo de la respuesta de estos ante el mismo y obtener comentarios en pro de hacerle mejoras con regularidad.
Además, debe monitorear cómo los clientes perciben a la empresa frente al producto en cuestión.
4. Asegurar el desarrollo óptimo del producto
O sea, que los productos se produzcan y entreguen de modo correcto, considerando por completo la propuesta de valor, es decir, en lo que el cliente espera recibir de la empresa.
5. Priorizar las funciones del producto
Se trata de centrarse en aquellas funcionalidades del producto que generan un mayor retorno de la inversión.
6. Mejorar los procesos
El Product Manager tiene la responsabilidad de optimizar los procesos mencionados: identificar los problemas y necesidades de los consumidores, garantizar la creación y entrega idónea de los productos y analizar cómo responden los usuarios ante los productos.
Por lo tanto, debe reconocer con frecuencia los aspectos que se pueden mejorar en cada uno de los distintos procesos.
¿Qué es un Process Owner?
Antes de definir qué es un Process Owner, debes saber que esta figura tiende a estar presente en un modelo de empresa con visión de proceso. Eso significa que en vez de ser una empresa con varios departamentos diferentes (tipo una jerarquía vertical), los empleados operan de manera horizontal: nadie está por encima de nadie.
En consecuencia, los empleados de la organización tienen determinadas responsabilidades sobre cada paso del proceso con la finalidad de que fluya con efectividad.
De acuerdo con lo anterior, el Process Owner o Dueño de Proceso de Negocios, básicamente es la persona responsable de gestionar un proceso de inicio a fin: de tomar las decisiones concernientes al mismo, velando por el cumplimiento de cada una de las metas planteadas.
A pesar de que el Process Owner es el propietario del proceso, no quiere decir que tiene la facultad de gobernar en su totalidad. Por el contrario, debe gestionar el proceso hasta donde lo permita la autoridad que le fue conferida.
9 roles del Process Owner
Algunas de las funciones del Process Owner son:
- Tomar las decisiones adecuadas para que el proceso no se desvíe de la ruta original trazada.
- Cambiar el camino del plan (siempre y cuando la situación lo requiera).
- Asegurar que tanto los sistemas como las personas que participan en el proceso posean los conocimientos y las herramientas oportunas para realizar las actividades que les corresponden.
- Establecer los indicadores para el control del proceso.
- Dar recomendaciones que giren en torno a disminuir los riesgos a los que está expuesto el proceso.
- Vigilar con regularidad el proceso del que es responsable.
- Solventar los inconvenientes que surjan durante el proceso.
- Presentar cuentas e informes acerca de los resultados que han arrojado las acciones ejecutadas.
- Proporcionar resultados en los tiempos marcados.
Diferencias entre Project Manager, Scrum Master, Product Manager y Process Owner
Sin duda, estas figuras están relacionadas entre sí. De hecho, un mismo profesional puede ejercer el rol de varias a la vez.
Pero es menester que sepas distinguir una de otra, y qué mejor manera que destacando en pocas líneas sus objetivos primordiales.
En este sentido, el Project Manager es quien aporta liderazgo y dirección a los proyectos: sin su presencia, el equipo accionaría sin control o propósito.
En cuanto al Scrum Master, este se desempaña como un facilitador y entrenador de los miembros del equipo, para ayudarlos a mantener el foco y suprimir los impedimentos que se manifiesten.
Por otro lado, a diferencia del Project Manager, la tarea del Product Manager consiste en coordinar el lanzamiento de los productos y hacer un seguimiento de las ventas, mientras que la misión del Process Owner es estructurar las actividades de la empresa y facilitar la planificación para mejorar el seguimiento del control.