Finanzas: Cómo gestionar correctamente las finanzas de nuestro negocio

Una mala gestión de finanzas llevará a tu negocio directo al fracaso. En cambio, saberlas manejar impulsará su crecimiento.

Como tú no quieres que tu negocio se vaya cuesta abajo, sino por el contrario, quieres que surja, debes darle la relevancia que se merece.

Es por esa razón que en esta oportunidad te enseñaremos cómo administrarlas pero de una forma bien particular: mediante el método Profit First.

El método Profit First y la gestión de finanzas

El método Profit First, cuyo autor es Mike Michalowicz (escritor, conferencista y empresario estadounidense), gira en torno a cambiar cómo piensan las personas frente a la gestión de finanzas de sus negocios.

Tal transformación se logra al invertir la fórmula clásica de la contabilidad que se usa para obtener beneficios, la cual es: ventas – gastos= beneficios, por esta: ventas – beneficios= gastos.

Ese cambio, que genera efectos psicológicos positivos, tiene como fin principal enseñarte que debes darle prioridad a los beneficios y a no acostumbrarte a quedarte con los residuos y ya.

Gestión de finanzas según el método Profit First

Ya que sabes cuál es la intención del método Profit First, descubre cómo puedes aplicarla en la gestión de finanzas de tu negocio:

·       Implementa la Ley de Parkinson

La Ley de Parkinson, expuesta por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1.957, es en la que se basó Mike Michalowicz para crear el método Profit First. Esta afirma lo siguiente:

«El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización».

Como ves, a pesar de que han pasado más de 6 décadas desde que fue enunciada la citada obra, en la actualidad sigue empleándose más que nunca en la gestión de finanzas y diversos aspectos de cualquier emprendimiento.

Ejemplo del potencial que tiene la Ley de Parkinson

Para que tengas una idea del poder de la Ley de Parkinson, mira este ejemplo:

Si un cliente contrata el servicio que ofreces y te da un lapso de 30 días para tener el trabajo terminado, lo más seguro es que te demores ese tiempo en completarlo.

No obstante, ¿qué pasaría si ese mismo cliente te da un período de 7 días para culminar ese mismo trabajo? Lo más probable es que lo completes en ese término y obtengas hasta mejores resultados.

En definitiva, mejorará la gestión de finanzas de tu negocio y te sorprenderás de todo lo que puedes hacer al verte impulsado por un poco de presión y rapidez.

·       Define las ganancias que quieres percibir

Míralo del modo en que lo plantea Mike Michalowicz: cuando abres un tubo nuevo de pasta de dientes, ¿qué haces al principio (cuando el tubo está lleno) y qué haces al cabo de unos días (cuando la pasta se está acabando)?

Como la mayoría de las personas, seguro llenas tu cepillo de dientes con mucha pasta, o sea, la usas con libertad, sin ningún control. Sin embargo, al notar que se está agotando, te sigues cepillando como de costumbre aunque reduciendo la cantidad y extendiéndola lo más posible hasta que se consuma en su totalidad. Es decir, buscas la manera de que te dure más.

Llevando esta ejemplificación a la gestión de finanzas de tu negocio, lo primordial es que puntualices las ganancias que quieres obtener de tu empresa. Una vez que lo hagas, podrás adaptar el funcionamiento de tu negocio a esa cifra que escogiste. Así te verás en la necesidad de pensar muy bien antes de llevar a cabo cualquier gasto y de poner en marcha tu creatividad para innovar y conseguir el mismo resultado (o uno mejor con menos recursos).

El propósito es que tras haber guardado tus ganancias, te quede dinero para destinarlo en los gastos que conlleva tu negocio.

·       Crea varias cuentas bancarias

Uno de los primeros pasos que debes dar es proponerte ser más organizado en la asignación de dinero por medio de la elaboración de conjuntos de gastos de menor tamaño. Para lograrlo con facilidad, abre múltiples cuentas bancarias tomando en consideración las funciones esenciales de tu empresa.

De acuerdo con el autor del libro, las cuentas bancarias para una efectiva gestión de finanzas son:

1. Ingresos brutos: es la cuenta principal del negocio. Allí entrará todo el dinero que luego deberás dividir entre las demás.
2. Ganancias: úsala para guardar las ganancias que ha aportado el negocio.
3. Pago de impuestos: todo negocio implica pagar ciertos impuestos: Impuesto de sociedades, IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas)… Utiliza esta cuenta exclusivamente para ello.
4. Gastos operativos: dentro de los más comunes destacan: servicios básicos (agua, luz, electricidad e internet), marketing y publicidad, arriendo y materiales de oficina, etc.
5. Sueldo del dueño de la empresa (el tuyo): si tienes socios, haz la repartición correspondiente entre los integrantes.

Es indispensable que lleves un registro profundo de todas las cuentas para que la gestión de finanzas sea favorable y no se te dificulte detectar los riesgos a los que tu negocio podría exponerse en el ámbito financiero.

Nunca olvides que, saber cuáles son los riesgos, te otorgará la enorme ventaja de diseñar estrategias para enfrentar situaciones imprevistas y perjudiciales para la estabilidad de tu negocio.

Ahora bien, ¿cuánto dinero debo enviar a cada cuenta bancaria? Simple: define el TAP.

·       Precisa el TAP

TAP son las iniciales de los términos en inglés: Target Assignment Percentages, que en español significan: Porcentaje de Asignación de Objetivos.

Determinar el TAP te concederá distribuir adecuadamente los ingresos de tu negocio entre las diferentes cuentas bancarias del mismo. Se trata de una fórmula que debes seguir cada vez que tu negocio recibe un ingreso.

¿Cuál es el porcentaje de Asignación de Objetivos (TAP)?

En el libro Profit First hallarás una tabla que enseña qué porcentaje de dinero se debe remitir en cada cuenta de acuerdo con los ingresos mínimos y máximos que recibe un negocio. 

En resumen, es esta:

• 5 % a la cuenta de ganancias.
• 50 % a la cuenta del sueldo del dueño del negocio.
• 15 % a la cuenta de pago de impuestos.
• 30 % a la cuenta de gastos operativos.

Pero como en realidad dicha partición depende del tamaño y la esencia de cada negocio, tales datos pueden no coincidir con las de tu empresa. 

Entonces, para que tengas una noción más clara y una gestión de finanzas propicia, toma como referencia estos indicadores:

• 3 % a la cuenta de ganancias.
• 25 % a la cuenta del sueldo del dueño del negocio.
• 30 % a la cuenta de pago de impuestos.
• 42 % a la cuenta de gastos operativos.

Si ese 42 % no es suficiente para cubrir los gastos operativos, debes disminuirlos. Y si no hay dinero para esos gastos, debes bajar costes.

¿Cómo especificar el TAP?

Las claves para establecer el TAP y hacer una buena gestión de finanzas, son la coherencia y la realidad.

En consecuencia, lo idóneo es que comiences con porcentajes pequeños en tu cuenta de ganancias y sueldo como dueño. Si haces lo contrario, como por ejemplo, destinar el 65 % a tu cuenta de sueldo, tu negocio no prosperará. En cambio, si cada porcentaje es equitativo y acorde con la situación real de tu negocio, se podrá mantener en el tiempo.

¡En la medida en que tu negocio vaya creciendo, podrás ir haciendo los cambios pertinentes!

Por otro lado, es esencial respetar el orden en el que vayas a repartir el porcentaje correspondiente entre cada una de las cuentas: empieza por la cuenta de ganancias, luego en la de tu sueldo, después en la de pago de impuestos y, por último, en la cuenta de gastos operativos.

·       Instaura el ritmo de transferencia de dinero

Poseer distintas cuentas bancarias y fijar el TAP no bastará para que la gestión de finanzas de tu negocio sea la apropiada.

Para un mayor control, fija la frecuencia con la que transferirás los fondos que entran en la cuenta principal del negocio, y cúmplela.

El libro Profit First sugiere hacerlo dos veces al mes, en concreto, los días 10 y 25.

A pesar de que ese ritmo es el que aplican casi todos los empresarios, el secreto no está en seguir al pie de la letra lo que describe  Mike Michalowicz en ese apartado del libro dado que la clave radica en mantener la repetición. Por lo tanto, la decisión la tienes tú.

Eso quiere decir que bien pudieses hacer las transferencias una vez por semana o cada dos semanas.

Gestión de finanzas con el método Profit First: ¿a quiénes va dirigido?

Este libro te será muy útil si:

• Sientes que trabajas mucho y ganas poco.
• Trabajas como freelancer.
• Tienes un negocio propio.
• Buscas una manera práctica y entendible de administrar tus finanzas.
• Planificas emprender.
• Experimentas problemas de liquidez.

A través de él abordarás muchos inconvenientes usuales en relación con la gestión de finanzas. Algunos de los más significativos son:

• Acortar tus deudas y pagarlas.
• Suprimir gastos no necesarios.
• Lograr pagarte a ti mismo sin dejar que ello provoque la inestabilidad de tu emprendimiento.
• Ahorrar para pagar los impuestos.
• Dejar de depender de créditos.
• Controlar con claridad los gastos que pueden complicar el futuro de tu negocio (nuevo personal de trabajo, compra de grandes activos, etc.).
• Aumentar los niveles de venta de tus productos o servicios.

Así como este libro, hay otros de negocios creados por Michael Michalowicz, tales como: Clockwork (2019) y Get Different (2021), con los cuales ampliarás tus conocimientos en gestión de finanzas y áreas afines a los negocios.