Dentro de la gestión de tareas, aprender como delegar de manera efectiva es de suma importancia. Es común que en la mente de quienes están a cargo de un grupo surjan pensamientos como: “solo yo puedo hacerlo bien”, “no sé cómo explicarle a mis compañeros lo que quiero que hagan” o “por tal razón yo debo asumir todas las tareas y responsabilidades del proyecto”. Sin embargo, esta mentalidad puede ocasionar graves problemas, tanto para el manager como para el funcionamiento del equipo. Ya que cuando se tiene el liderazgo de un proyecto, tratar de abarcar todas las tareas y funciones puede terminar ocasionando una terrible sobrecarga laboral en él y desmotiva a los demás integrantes del grupo.

Por lo tanto, a continuación, te enseñaremos un poco más sobre la gestión de tareas. Principalmente como delegar de manera efectiva, cuando delegar y cuáles son los pasos que debes seguir.

¿Qué es la gestión de tareas?

La gestión de tareas es un proceso en el cual se debe hacer seguimiento al conjunto de tareas que componen un proyecto en específico. Dicho proceso se lleva a cabo en todas las etapas desde el principio hasta la culminación del proyecto. Poner en práctica este método de trabajo nos permite analizar la situación y tomar las decisiones adecuadas en el momento oportuno. Lo que permitirá el cumplimiento de las tareas de forma satisfactoria y en el tiempo planificado.

¿En qué consiste la delegación de tareas?

La delegación de tareas es un concepto simple, consiste en la asignación de tareas correspondientes a la dirección o liderato, a los trabajadores o demás integrantes del grupo. Estas tareas asignadas pueden serlo temporalmente o de forma indefinida. Esta práctica puede ayudar a aligerar la carga sobre la persona responsable.

Al delegar una función se está reconociendo la validez y conocimientos del empleado o integrante al que se le ha otorgado una nueva responsabilidad. Por lo que sí se sabe cómo delegar de manera efectiva, se puede convertir en un gran estímulo para los integrantes del grupo de trabajo. Haciendo que se sientan reconocidos, valiosos y mucho más comprometidos con el proyecto que se esté realizando.

¿Por qué se debe saber cómo delegar de manera efectiva?

La delegación de tareas puede darse por diversas razones y circunstancias. Bien sea un incremento de trabajo previsto en la administración, el reemplazo de un directivo o el caso de que el mánager se vea en la necesidad de dedicar más tiempo a otras tareas.

No delegar las tareas a tiempo puede ser un serio inconveniente para el funcionamiento del equipo. Pues esto terminará incrementando los niveles de estrés de los directivos. Además de que puede causar mucha frustración en los demás miembros del equipo. Lo que a la larga solo disminuirá la eficacia. Además de esto, algunas de las principales razones para aprender como delegar de manera efectiva son:

• Ayuda a retener el talento

Siempre verás que los empleados más comprometidos y ambiciosos siempre estarán felices de asumir nuevas funciones. Delegar de manera efectiva ayudará que los trabajadores más capacitados se sientan agrado y no busquen otras alternativas laborales.

• Hace que las sucesiones sean menos complicadas

Las sucesiones son algo inevitable, y por lo general suele haber muchos problemas. Bien sea por diferencias de visión o falta de personas capacitadas para asumir dichas funciones. Sin embargo, delegar es también una forma de entrenar a la generación de relevo, de modo que, al momento de una sucesión, el proceso sea mucho más simple.

• Permite que la gestión de tareas y de personal sea más eficiente

Al tener una mayor participación de los miembros del equipo en las distintas tareas. Tanto la gestión de tareas como de personal se hacen mucho más simple.

• Incrementa el compromiso

A los trabajadores que se les delegan funciones suelen sentirse mucho más comprometidos. Puesto que ven que se valora su esfuerzo y conocimientos.

• Disminuye el estrés

Los líderes o personas a cargo se verán menos agobiados de tareas, por lo que no se verán bajo tanto estrés. Además de que podrían hacerse cargo de otras tareas.

• Mayor productividad

Al delegar de manera efectiva se puede lograr que tanto las personas a cargo como sus subordinados se sientan más motivados al cumplir con sus tareas. Lo que permitirá cumplir con ellas más rápido, incrementado la productividad.

• Permite un ambiente laboral más sano

Saber cómo delegar de manera efectiva ayuda a tener un ambiente laboral mucho más sano. Esto debido a que a los empleados que se le delegan funciones generan muchos menos conflictos, pues se sienten a gusto en su lugar de trabajo.

Importancia de saber cómo delegar de manera efectiva para la gestión de tareas y el liderazgo

Aprender como delegar de manera efectiva es algo indispensable para la gestión de tareas y para el liderato. Cualquier persona que se encuentre a cargo de un grupo de personas debe aprender que delegar no consiste solo en aligerar su carga o disminuir sus responsabilidades. Sino que al hacerlo no solo se delega una responsabilidad, también se está dando confianza a los trabajadores. Reconociendo así sus conocimientos y experiencia, algo que les ayudará a sentirse más motivados y comprometidos con su labor.

Al delegar tareas se le da oportunidad a los trabajadores o miembros de un equipo de trabajo de demostrar su talento. Por lo que, al delegar, también tienes la oportunidad de ver cuáles son los miembros de tu equipo que tienen mayor compromiso y que podrían ser promovidos en un futuro. Así que si estas en un puesto de liderazgo, es indispensable que, como parte de tu gestión de tareas, sepas cómo delegar de manera efectiva.

Beneficios de saber cómo delegar de manera efectiva

Saber cómo delegar de manera efectiva tiene beneficios grupales e individuales como:

• Descubrirás nuevas formas de hacer las cosas

Delegar algunas de tus funciones a tus compañeros de trabajo te dará la oportunidad de conocer nuevas formas de cumplir con una tarea. Posiblemente algunas más efectivas y eficaces. De la misma manera en que será de utilidad para comparar los sistemas que empleas y mejorarlos de ser posible.

• Nadie es eterno ni puede estar en varios lugares al mismo tiempo

Hay muchos motivos que pueden ocasionar que ausentes de tu lugar de trabajo. Bien sea por vacaciones, reuniones, enfermedad, u otra, siempre habrá alguna razón que te hará faltar. Si no ha aplicado ningún tipo de delegación previo a esto, la organización en el trabajo se verá severamente perjudicada. Pero si por el contrario ha logrado delegar de manera efectiva previamente, tus subordinados ya estarán preparados y podrán reaccionar adecuadamente.

• Delega para poder realizar otras funciones

Si delegas algunas de tus funciones a otra persona tendrás más tiempo de avanzar y tomar nuevos retos en tu carrera. Al hacer esto se puede aprovechar el tiempo para ampliar la visión y cumplir con nuevas tareas.

• Filosofía de la multiplicación de los esfuerzos

En vez de solo aprender y aplicar los conocimientos, lo mejor es difundir tus conocimientos a tus compañeros. De esta forma se convertirán en tus “pupilos”, y tu grupo de trabajo pasará a ser una red de conocimientos. Lo cual será mucho más provechoso para tus objetivos, en vez de tener todos los conocimientos acaparados por una sola persona.

Como delegar de manera efectiva

Debido a la gran importancia que tienen la delegación de funciones para gestión de tareas, es importante hacerlo de forma correcta. Por lo tanto, seguido te demos algunos consejos para que sea más fácil delegar de manera efectiva.

• Define cuales son los objetivos de la delegación

Lo primero que debes hacer es tener muy en claro cuál es la tarea o función que vas a delegar y cuáles son los objetivos que van con ella. Es de suma importancia que la persona que va a recibir la delegación este claro en estos puntos.

• Antes de delegar primero se debe formar

Antes de delegar una función o tarea, debes tomarte un tiempo para entrenar a la persona que la recibirá. La comunicacion sera un factor clave para esto. Debes darle una explicación bastante clara de lo que quieres que haga al igual que brindarle las herramientas adecuadas para cumplir con dicha función o tarea.

• Escoge a las personas adecuadas

Si bien la delegación es algo inevitable, no puedes simplemente delegar a cualquiera. Siempre debes buscar a aquellos miembros de tu equipo que muestran mayor compromiso, responsabilidad y eficacia. Ya que el éxito de la delegación dependerá en gran parte de la persona que selecciones.

• Se delegan responsabilidades y confianza

Más que responsabilidades, también le estas dando confianza a tus trabajadores, por lo tanto, es importante que le des mucha seguridad. De modo que pueda sentirse seguro y motivado, así subirá su autoestima y podrá rendir al máximo.

• Establece objetivos

Establece una fecha de entrega y cuáles serán los métodos empleados. La persona delegada debe estar claro en ellos y compartirlo con sus compañeros.

• Da a conocer los resultados

Tanto si son positivos o negativos, se deben dar a conocer los resultados de la delegación. La transparencia ayudará a que haya un ambiente laboral más sano. Por lo tanto, si las metas se cumplen satisfactoriamente se debe reconocer públicamente. Y de no ser así, no se puede culpar únicamente a quienes recibieron la delegación, recuerda que tú también tiene algo que ver, pues tú fuiste que los delego.